Hilangkan Gangguan Kantor: Prinsip Dasar Pembersihan Musim Semi

Musim semi baru saja tiba dan merupakan waktu ideal untuk mengurangi kekacauan, mengatur, dan menerapkan kebijakan baru yang lebih efisien. Menurut Survei Organisasi Ruang Kerja 2011 Amerika oleh OfficeMax *, ketika ada kekacauan dan gangguan di tempat kerja atau di rumah, 90% dari mereka yang disurvei mengakui itu mempengaruhi kehidupan mereka secara negatif, 77% mengakui itu secara negatif mempengaruhi produktivitas mereka, dan 53% mengaku itu secara negatif mempengaruhi motivasi mereka. Menjaga karyawan tetap termotivasi dan produktif cukup sulit tanpa menambahkan kekacauan dan kekacauan yang tidak perlu ke dalam persamaan; membersihkan kekacauan, menjernihkan pikiran!

Untuk menghentikan efek merusak kekacauan dan kekacauan kantor, Anda harus terlebih dahulu meminta bantuan rekan kerja Anda; semua karyawan harus bergabung. Kedua, bayangkan bagaimana Anda ingin kantor melihat dan membuat rencana permainan yang sesuai. Akhirnya, berdasarkan visualisasi dan rencana permainan Anda, putuskan bidang-bidang apa dari kantor yang paling membutuhkan fokus. Jika diputuskan bahwa kantor akan "hijau", ada area dan fungsi tertentu dari kantor yang perlu ditangani. Jika lebih banyak ruang kantor perlu dibebaskan, fokusnya akan berada di area lain. Jika tujuannya adalah untuk mengurangi kekacauan secara keseluruhan dan merampingkan fungsi kantor, maka seluruh kantor, semua ruang dan semua operasi, akan terpengaruh dalam beberapa cara atau lainnya.

Cara cepat dan mudah untuk mulai mengatur kantor adalah untuk menghilangkan kekacauan kertas, yang dapat mengambil bentuk dalam beberapa cara berbeda. Salah satunya adalah mulai menyimpan file elektronik dibandingkan file hard copy. Pengarsipan elektronik tidak hanya "ramah lingkungan", tetapi juga menghilangkan pencetakan dokumen yang tidak masuk akal yang biasanya merugikan biaya perusahaan dan menghilangkan tumpukan yang tidak perlu di desktop. Ini juga membebaskan ruang di lemari arsip dan laci meja, yang sekarang dapat digunakan untuk barang-barang lainnya. Cara lain untuk menghilangkan kekacauan kertas adalah dengan mulai merobek-robek dokumen usang dan tidak terpakai. Diperkirakan 80% dari kertas yang diajukan tidak pernah direferensikan lagi, menurut Asosiasi Usaha Kecil. Ada berbagai perusahaan yang akan merobek dokumen secara rahasia atau mengambil cabikan dan mendaur ulang sampah atas nama Anda. Terakhir, jika file-file tertentu harus disimpan untuk keperluan pajak (IRS merekomendasikan menyimpan catatan pajak kerja untuk setidaknya empat tahun), ada berbagai macam fasilitas penyimpanan di luar lokasi yang dapat digunakan untuk menghilangkan sejumlah besar kertas yang berantakan. Memanfaatkan fasilitas penyimpanan di luar lokasi juga akan membebaskan ruang kantor yang diperlukan, apakah ruang penyimpanan, bilik, atau kantor dibersihkan, sekarang ada lebih banyak ruang untuk digunakan sesuai yang terlihat.

Sebagai yang tidak perlu kertas telah dibuang dengan cara tertentu, kertas yang tetap dan diperlukan secara rutin harus disimpan dengan benar di ruang yang sesuai, bukan di desktop. Semua karyawan harus memiliki akses ke persediaan penting untuk pengarsipan yang efisien dan setiap orang harus menggunakan metode yang sama untuk pengarsipan juga. Harus ada standar; sistem pengkodean terpadu akan memastikan bahwa dokumen diajukan secara konsisten, terlepas dari siapa yang melakukan pengarsipan pada hari tertentu pada waktu tertentu. Menurut American Demographic Society, orang Amerika menghabiskan 9 juta jam sehari untuk berburu barang-barang yang salah tempat.

Terakhir, karyawan harus mengatur ruang kerja mereka sendiri. Clutter dapat dengan mudah dikontrol dan dipelihara hanya dengan beberapa langkah sederhana. Pertama, semuanya harus punya rumah. Ini mungkin memerlukan meja atau laci meja penyelenggara, cangkir pena / pensil, dan baki atau rak yang dapat ditumpuk. Setelah barang disimpan dengan benar, mempertahankan pesanan hanya akan memakan waktu beberapa menit sehari. Barang harus dikembalikan ke lokasi yang benar setelah setiap penggunaan, surat harus dibuka dan diproses segera, dan kertas harus diajukan dengan benar pada akhir hari. Kebiasaan lama akan perlu dipatahkan agar kebiasaan baru itu bisa bertahan.

Dasar-dasar yang disarankan di atas akan memberikan awal yang bagus untuk menjadi bebas kekacauan dan terorganisir. Karyawan akan menghargai alat yang disediakan untuk membantu mereka mengatasi alasan dan hambatan yang menghalangi mereka menuju tempat kerja yang lebih bahagia, lebih profesional, dan kurang stres.

* Sumber: http: //multivu.prnewswire. com / mnr / officemax / 46659 / docs / 46659-NewsWorthy_Analysis.pdf

Mini Cooper SurabayaBukan mobil biasa. buat anda yang luar biasa.

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *